Hvað er rafrænt skjal?

The láréttur flötur af tölvuvæðingu dag kallar á umskipti til "paperless" skrifstofa stjórnun. Það er byggt á rafrænu skjali, sem öfugt við hefðbundin, sem einkennist af fjölda nýrra eiginleika og einkenni. Svo langt, einn skilgreiningu á þessu fyrirbæri er ekki til í lögum né í vísinda heiminum Rússlands.

Hugtakið "rafræna skjal" virtist eins snemma og 1970. Svo byrjuðum við að vera kölluð "machine-læsileg skjöl." Peculiarity þeirra er að þeir verða að vera búin með hjálp tölvutækni og vera hentugur fyrir tölvuvinnslu. Í þessu tilviki eru nauðsynlegar upplýsingar stranglega í samræmi við hefðbundið verklag í öllum skjölum.

Rafræna skjal - er markmið upplýsinga, sem samanstendur af tveimur lögboðnum hlutum: 1) Upplýsingar (nafn, upplýsingar um höfund, tíma, stað uppruna, osfrv) og rafrænum stafræna undirskrift; 2) helstu hluti af efni sem samanstendur af texta, grafík og tölulegar upplýsingar unnar sem eina einingu.

Rafrænt skjal skal vera undirritað af auknum rafræn undirskrift, þannig að það jafngildi pappír undirrituð af eigin hendi. Þær upplýsingar sem er að finna í henni í stafrænu (rafrænu) formi. Sensing gögn með tölvur geta sent upplýsingar um fjarskiptanet, ferli - í upplýsingakerfum. Ef nauðsyn krefur, skjal getur verið í formi skjánum á skjánum og á pappír.

Rafræna skjal - hringrás líf rafrænna skjala í fyrirtæki (samtök, fyrirtæki) til að taka á móti þeim, breyta stöðu (samþykkt, sendar í, tákn, lokað, osfrv) til niðurfellingar skjalasafn. Svo skjal er stundum vísað til sem «workflow», sem einkennir hreyfingu skjala sem einn straum af einstökum verkum innan tiltekins viðskipti aðferð. Allt rafrænt skjal stjórnun kerfi felur í sér hugbúnað sem þú þarft til að skipuleggja og halda þessu tagi lífsferli skjala.

Rafræna skjal og workflow byggð á því að hafa nokkra yfirburði yfir hefðbundin. Þeir gera starfsmenn stofnunarinnar til að stjórna ekki aðeins eigin svæði þeirra vinnu, en allt ferlið. Nota rafræn skjalasafn er miklu þægilegra en pappír. , Draga úr tíma fyrir yfirferð samræmingu og framkvæmd af the skjal þess er hægt að finna innan nokkurra mínútna. Almennt er hagstæðari en pappír. Það er alveg fullt af rafrænum skjal stjórnun hugbúnaður ( "Motive", "E1 Efrat", "DocsVision", "1C: Document". Og aðrir).

Á þessari stundu, það er Shade erlend reynsla reglugerð um samskipti á sviði rafrænna skjala í lagalegum skilmálum. Í Rússlandi, vandamálið reglu þessara samskipta hefur ekki fengið löggjafarvald ákvarðanir, þótt tilraunir voru gerðar samþykkt laga (2005). Samþykkt löggjöf um þessa tegund af pappír - einn af mikilvægustu fyrirmælum lagaleg reglugerð.