Rafræn skjalastjórnunarkerfi (EDS): hvað er það, lögun og tillögur

Fyrir nokkrum árum var talað um rafræn skjalastjórnunarkerfi sem bjarta framtíð. Í dag eru þeir nú þegar virkir notaðir í einkareknum og opinberum fyrirtækjum. En það mikilvægasta er að eftirspurnin stækkar stöðugt á SED. Hvað er kerfið rafræn skjalastjórnun og hvernig virkar það, skulum líta á dæmi um rekstur í útvarpsbylgjum.

Forkröfur

Til að skilja betur hvernig EDS forritið virkar er nauðsynlegt að hafa í huga helstu hugtök og verkefni. Helstu þættir eru þau atriði sem val á tilteknu kerfi fer eftir.

Ef stofnunin getur virkað í skilyrðum óformlegrar stjórnsýslu, þá er engin þörf fyrir ritgerð á skjali. Með tilkomu viðskiptaferla er þörf á að stjórna kerfinu með hjálp skipulegra skjala. Ef þú tekur ekki til verðbréfa á réttum tíma, munu þeir byrja að safna og glatast.

Í staðinn fyrir pappírshluta er sérstakt kerfi til að geyma skrár á þjóninum notað. En það varir ekki lengi heldur. Með vöxtum bindi fyrirtækisins er þörf fyrir að geyma og samstilla upplýsingar aukin.

Það er vandamál: hvort að nota gömlu upplýsingamiðlara eða SED til að geyma upplýsingar. Hvað er mikilvægt er hægt að fá með rafrænu kerfinu? Auka skilvirkni stofnunarinnar.

Efnahagsleg áhrif

Skilvirkni er hægt að auka á tvo vegu: að draga úr kostnaði eða auka árangur. Skjölin í ERMS geta náð tveimur mörkum í einu. Það er að innleiðing kerfisins gerir fyrirtækinu kleift að eyða minna en að vinna sér inn meira.

Lækkun kostnaðar er gerð með því að draga úr pappírskostnaði, ófrjósemisaðgerðum tíma, flýta fyrir upplýsingaskipti, breyta fyrirtækjamenningu.

Til að meta skilvirkni EDS-áætlunarinnar þarftu að reikna út þann tíma sem unnið er við að vinna úr pappírsskjölum. Samkvæmt áætlunum ráðgjafafyrirtækja, starfa slík starfsemi 20% vinnutíma. Í kerfinu af rússnesku skrifræði tekur þetta enn meira - 60% af þeim tíma. Innleiðing á ERMS mun draga úr þessum kostnaði um amk 10 sinnum.

Skrifstofavinna og skjalabirting

Þessar tvær hugtök eru tengdar. Skrifstofavinna er hugtak sem gefur til kynna formlega reglur um vinnu við skjöl. Sumir SED-kerfi geta verið sérsniðnar fyrir skrifstofuvinnu, en það eru líka þau kerfi sem byggja á því sem ritvinnu er þegar myndast.

Skjalið er eining upplýsingamiðlunar í ERMS. Document circulation er myndað úr mismunandi heimildum: önnur kerfi, forrit, tölvupóst, en fyrst og fremst - frá skannaðar pappír flytjenda. Þess vegna eru skannar og annar búnaður óaðskiljanlegur hluti EDS. Kerfið geymir öll skjölin, heldur sögu sinni, veitir hreyfingu fyrir samtökin og annast viðskipti með þá.

Á slíkum grundvelli er ákvörðun, kennsla og skipun SED. Með þeim, og stjórnað af stofnuninni. Öll skjöl eru með "vottorð". Hettan af reitum í forminu fer eftir gerð skjalsins. Í kerfinu eru upplýsingar geymdar sem gagnagrunnur á hverju sviði slíkra korta.

Aðgerðir og verkefni SED

Workflow forritið er hannað til að leysa slík vandamál:

• Kerfisbundin vinna með skjölum.
• Sköpun skjala með sniðmátum, skráningu þeirra á geymslu;
• Sjálfvirk bókhald;
• Flokkun skjala.

Við skulum íhuga virkni ERMS í smáatriðum. Workflow forritið er notað fyrir:

• Sköpun spila.
• Texti skjalsins;
• Vistar gögn í pdf- eða MS-sniði;
• Notandanotkun réttindi stjórnun;
• Sköpun leiða;
• Skjal hreyfing stjórna;
• Sendi tilkynningar, áminningar;
• Viðhald á tímaritum, viðmiðunarbókum, flokkunarmönnum;
• Uppbygging leiðbeininga;
• Leita og undirrita skjöl;
• Myndun skýrslna.

Kerfisvænar aðgerðir fela í sér:

• Remote vinna með skjölum;
• Notkun DBMS til gagnageymslu;
• Samtímis vinna með SED;
• Öryggi í gegnum vottorð, strikamerki og persónuupplýsinga.

Kostir og gallar

Yfirfærsla á EDS hefur fleiri kostir en gallar. Hins vegar er rangt skipulagt verkefni hægt að eyða öllum kostum sjálfvirkni. Markmiðið með því að innleiða ERMS ætti að vera náð. Kostirnir eru:

• Miðlæg skipulögð geymsla upplýsinga;
• Sama nálgun við myndun og vinnslu skjala;
• Notkun sniðmáta;
• Leit;
• Aðgangur að endurskoðun.

Gallarnir eru háir upphafsgjöld og skörpum vinnu við þjálfun notenda.

Skjalvinnsluferli

Í EDS fer rafræn vinnubrögð í gegnum nokkur stig, þar sem tilteknar eignir eru úthlutað skjali. Vinnsla fer fram bæði handvirkt og sjálfkrafa. Í öðru lagi tilgreinir þú:

• Skilyrði umbreytinga milli stiga;
• Leiðarskilnaður;
• Vinnsluferli;
• Byrjaðu undirvinnslu, tímamælir, vinnsluaðferðir;
• Notendahlutverk eru skilgreind.

Tegundir meðferða:

• Búðu til skjal.
• Breyting.
• Endurnefna.
• Flytja.
• Saving.
• Flokkun.
• Flutningur.

Kostnaður við SED

Skjalfestingin getur ekki virkað að fullu án leyfis, netþjónum, fullum stillingum og þjálfun allra notenda. Hver þessara þætti krefst mikils af peningum. Að auki ættum við ekki að gleyma að samþætta SED með öðrum kerfum, uppfæra gagnagrunna og hugbúnað, ráðgjöf, tæknilega aðstoð og aðrar þjónustukostnaður.

Kynning á SED

Framkvæmd verkefnisins getur tekið nokkra mánuði. Ferlið fer bæði eftir fjölda skjölunarferla og fjárhagslegra, skipulagslegra og úrræði. Framkvæmdin er framkvæmd í samræmi við eftirfarandi reiknirit:

• Sköpun vinnuhóps, skilgreining leiðtoga;
• Skilgreining á markmiðum og markmiðum;
• Athugaðu núverandi skjölunarferli;
• Þróun tækniforskriftir;
• Val á SED;
• Niðurstaða samningsins um innleiðingu EDS;
• Þróun og samþykki vinnulöggjafar;
• Athugaðu upphaflega fyllingu framkvæmdarstjóra;
• Forkeppni EDS próf;
• Starfsfólk þjálfun;
• Próf framkvæmd ERMS;
• Greining á niðurstöðum prófana;
• Leiðrétting á villum;
• Fullur framkvæmd SED.

Villur við framkvæmd

Sérstaklega skal fylgjast með þeim ferlum þar sem þörf er á pappírsskjali. Helstu villan er tvíverknað á pappírsskjali með rafrænu skjali. Þetta flækir vinnu og veldur neikvæð viðhorf til sjálfvirkni. Enginn greiðir fyrir tvöfalt starf. Nauðsynlegt er að byggja upp sjálfvirkan ferli án tvíverknað. Annað mistök er unpreparedness starfsmanna. Oftar en ekki er litið á nýjar aðferðir sem fjandsamlegir. Þess vegna er nauðsynlegt að útskýra fyrir starfsmenn hvers vegna EDS er innleitt yfirleitt þannig að þau nálgast meðvitað námsferlið.

Skjal geymsla tækni

Í EDS samanstendur rafræn vinnuflug af eiginleikum sem byggja á leit, flokkun, hóp og gerð skýrslna. Stundum er skjal búin til úr sniðmáti, stundum með því að flytja gögn úr gagnagrunni. Eiginleikar eru geymdar í töflum. Skráin sjálf er sett í geymslu möppuna, upplýsingar frá henni til DBMS skrá. Aðeins notendur ERMS kerfisins geta nálgast gögnin.

Hvað er straumskönnun?

Straumvinnsla skjala með síðari staðsetningu sýnanna í skjalinu er gerð með því að nota skanna. Í skönnuninni er hægt að búa til strikamerki á skjalinu sjálfkrafa og skrá það í gagnagrunninum og þá leiða það eftir tilgreindum leið.

Optical text recognition

Þetta rafræna skjalastjórnunarkerfi SED breytir rafrænu mynd af skjali á mynd eða jpeg sniði í textasnið. Á sama tíma er sérstakur hugbúnaður notaður sem sjálfstæður umsókn eða samþætt ESCOM.BPM í ERMS. Hvað er ESCOM.BPM? Þetta er forrit til að viðurkenna skjöl, slegið inn í mismunandi leturgerðir. Hins vegar ber að hafa í huga að sjálfstæð forrit hafa fleiri getu og jafnvel viðurkenna handskrifaðan texta.

Strikamerki

Þessi tækni býður upp á verklag við að búa til og teikna grafískur strikamerki á skjalinu. Einstakt strikamerki er búið til með kerfisþjóninum. Það tryggir einnig auðkenni skjalsins, fljótleg leit í gagnagrunninum og dreifingu á geymslustöðum. Þegar skrá er á skjali er strikamerki sem samsvarar auðkenni rafeindakortsins prentað á merkimiðanum. Hann er límdur við blaðsútgáfu skjalsins.

EDS

Stafræn undirskrift leyfir þér að ganga úr skugga um að skjalið sé rétt og gögnin séu óbreytt. Undirritun er gerð með hjálp dulritunarveitu og hugbúnaðarvottorðs lykils. Síðarnefndu er skrá í sérstöku sniði, sem endurnýjast á leyfisveitingarstöðinni. Til að tryggja öryggi upplýsinga, ættir þú að geyma vottorðið á snjallsímum eða I-Token lyklum. Þau eru vernduð með PIN-númeri. Ef PIN-númerið hefur verið valið nokkrum sinnum mun vottorðið sjálfkrafa læst.

Fullur texti og eiginleikaraleit

Eiginleikarannsókn fer fram með sérstöku formi á nokkrum gildum úr kortakortum. Til dæmis veitir viðmiðunin "mótaðili" leit á gögnum í reitnum "Viðtakandi" eða "Sendandi". Í þessu tilviki samanstendur kerfið saman við innsláttarviðmiðin með gögnum í spilunum og setur inn í niðurstöðuna þau kort sem tilviljun hefur átt sér stað. Leit er framkvæmt með hliðsjón af nákvæmum eða hluta tilviljun.

Fulltextaleit er framkvæmt í samræmi við gögnin í skjalinu sjálfu, þar á meðal orðsformum með innbyggðu DBMS verkfærum, svo sem MS SQL SERVER, ORACLE. Fyrir fullt leit, verður skráin að vera skráð í gagnagrunninn í skjalasniðinu (doc), töflur (xls), kynningar, skilaboð.