Document Classification: grunnviðmið

Svo það var auðvelt að skilja fjölda skjala, þróað sérstakar reglur um undirbúning þeirra og framsetningu, mismunandi flokkanir, svo og viðeigandi form og aðferðir við að vinna með þeim.

Það skal tekið fram að flokkun skjala er ákaflega mikilvægt vegna þess að það hjálpar til við að varpa ljósi sérstakra eiginleika þeirra og gerir það mögulegt að nota þær mest á áhrifaríkan hátt. Það er eitt af elstu og til loka útistandandi mál, þróun sem hófst aðeins í lok 1960. Flest af skjalfestingu dreift nálgun í aðskildum hópum sem áður aðeins beitt að sérkenna í hlutfalli við umfang eða aðskildu vísindi. Aðeins nýlega margþætt flokkun skjala hefur verið komið, sem er byggt á þeim gögnum sem hluti.

Öll skjöl má skipta í samræmi við eftirfarandi viðmiðanir:

1. Aðstæður rekstur þeirra í tíma og rúmi. Taka tillit til reglufestu birtingu (reglubundin og ekki reglubundið), tími tilvik (upprunalega, upprunalega, afrita, fjölfalda), framleiðslustað (svæðisbundnum, innlendum eða erlendum);

2. Upplýsingar hluti.

• borga eftirtekt til the efni og hversu samansafn upplýsinga (aðal-og framhaldsskólastigi skjöl);

• flokkun skjala felur í sér vídd skráð upplýsingar um stærð (snið), og fjölda síðna (alls);

• deild um hvernig upplýsingum er litið (skjöl má lesa af mönnum eða sérstakrar tæknibúnaði);

• þessi flokkun skjala felur einnig helgimynda eðli með hvaða hætti skrá upplýsingar (texti og ekki texta formi);

• Gögn Ritunaraðferðin samkvæmt greina handskrifað, prentað, vélrænum, segulmagnaðir, ljósmyndunar, sjón, leysir, og rafræn skjöl.

3. Efni hluti sem inniheldur tilteknar viðmiðanir (td efni upplýsingasamfélagið framkvæmir, auk lögun og hönnun).

Það er athyglisvert að dreifing gagna fyrir einstaka hópa í efni og form gerir meira duglegur að skipuleggja vinnu með henni.

Það er þess virði að minnast á að það er líka samsvarandi flokkun bókhaldsgagna hingað til, sem tekur tillit til innihald þeirra, stað og aðferð af gerð, beitingu og aðferð við notkun.

Þessi flokkun bókhaldsgagna fela í sér eftirfarandi skiptingu í flokka:

• eftir umsókn - stjórnsýslu og framkvæmdastjóri, grein skráningu eða sameina;

• röð undirbúningur - aðal og samantekt;

• innri og ytri skjöl;

• eftir notkun - einnota og geymsla;

• eftir efni - peningamálum, efni og hönnun.

Það verður að segja að þessi flokkun felur í sér fjölda forsendum og er mjög breiður, svo að hvert skjal tekur til mismunandi hópa á sama tíma, en hægt er að einkennast af sérstökum eiginleikum og aðeins notaðar á viðkomandi sviði.