Skrifstofaverkefni stofnunarinnar: GOST, kennsla, skjöl, reglur. Aðferðafræðilegar tillögur varðandi geymslu skrár

Reglurnar varðandi skráningu skráningar innihalda lykilkröfur til að vinna með verðbréf og efni sem ekki taka þátt í núverandi starfsemi félagsins. Þau eru samsett í samræmi við gildandi regluramma um vinnslu, útfærslu og geymslu upplýsinga. Helstu hugtök sem notuð eru í tengslum við starfsemi eru settar fram af GOST fyrir skráningu skráningar. Þegar þær voru teknar saman voru nútíma árangur í notkun tæknilegra aðferða og háþróaðri upplýsingatækni tekið tillit til. Við munum nú íhuga grunnatriði geymslu skrár stjórnun.

Dreifingarsvið

Aðferðafræðilegar tillögur varðandi umsýslu varðandi skráningu skjala gilda um opinberar stofnanir. Þau eru einnig lögboðin fyrir viðskiptaleg fyrirtæki sem annast ákveðnar tegundir vinnu. Sérstaklega eru reglurnar í gildi til að tryggja lýsingu, bókhald, varðveislu og notkun skjala úr skjalasafni Rússlands, sem vísað er til ríkisins.

Viðskiptareiningar sem vinna með kvikmynd, bakgrunn, myndskeið, ljósmyndagögn, kortfræðileg, vísindaleg og tæknileg fjarskiptatækni eru leiðbeinandi með settum ákvæðum um skipulagningu og skýrslugerð.

Skyldur og réttur til að búa til skjalasafn í stofnunum um tímabundna geymslu á AF RF skjölum er kveðið á um í grundvallaratriðum útibúalaga (frá 1993) með reglugerðunum (frá 1994 og 1998). Lögboðnar aðgerðir eru einnig myndaðir af lagalegum athöfnum sem eru svæðisbundin. Túlkaðar reglur gilda ekki um skjöl sem starfa samkvæmt reglugerð nr. 5485-1 og forsetaúrskurður nr. 1203 frá 30. nóvember 1995

Picking

Það felur í sér kerfisbundna endurnýjun skjalsins í deildum félagsins. Kaup tekur til skilgreiningar á:

1. Heimildir.
2. Samsetning efna sem á að taka á móti.

Í tengslum við þessa starfsemi er einnig beitt beinni flutningi skjala í skjalasafnið. Heimildirnar eru:

1. Enterprise undirdeildir.
2. Fizlitsa.
3. Víkjandi mannvirki.

Samsetning efna

Í leiðbeiningunum um skráningu skjalavinnslu er staðfest að kaupin séu gerð með tímabundnum (yfir 10 ára) og varanlegri geymslu. Upplýsingar um starfsfólk eru einnig almennar. Mál þar sem geymslutími er innan við 10 ár, er að jafnaði ekki flutt í skjalasafnið. Þau eru að finna í viðkomandi deildum fyrirtækisins. Í lok geymslutímans eru slík mál háð eyðileggingu. Upplýsingar um einstakan staf eru sendar að beiðni eiganda. Í kjölfarið eru þau send til ríkisskjalasafnsins til varanlegrar viðhalds. Flutningin er einnig háð efni efnisfyrirtækja og lausafjárfyrirtækja.

Skrifstofa vinnu og nomenclature

Leyfðar starfsmenn sem vinna með upplýsingatækni fyrirtækisins gera kerfisbundna lista yfir mál. Það er kallað nomenclature. Þegar það er myndað er geymt efni. Leiðbeiningar um stjórnun arkitekta þurfa að heimila eininguna að fylgjast með og aðstoða öryggisþjónustuna við undirbúning nafngiftarinnar. Kerfisbundin listi gegnir grundvöll fyrir myndun birgða upplýsinga um varanlegt og tímabundið geymslu (allt að 10 ára). Nomenclature er einnig aðal bókhald skjal. Það er notað til að skrá tilvik um tímabundna geymslu, þar á meðal þau sem eru undir 10 ára aldri. Kerfið um kerfisbundið kerfi sem stofnað er með nomenclature er hægt að beita við þróun kortaskrár til framkvæmdar vottorðanna.

Flokkun

Skjalasafn stjórnun er gerð í þremur gerðum af nomenclatures:

1. Dæmigert.
2. U.þ.b.
3. Einstaklingur (fyrir tiltekið fyrirtæki).

Fyrsta ákvarðar samsetningu efna sem myndast í sömu tegund stofnunar. Stöðluð nomenclature er talin staðlað skjal. Tilgáta kerfisbundin ákvarðar áætlaða samsetningu upplýsingaefni fyrir fyrirtæki, sem rekstur hennar nær til og gefur til kynna vísitölur. Það hefur ráðlagður stafur. Þessar gerðir kerfisbundinnar notkunar eru notaðar við myndun einstakra nomenclature og eru fluttar óbreyttum.

Eiginleikar undirbúnings

Skjöl um skráningu arkitekta fyrirtækisins eru kerfisbundin samkvæmt staðfestu formi í samræmi við flokkunarkerfi uppbyggingardeildar. Síðarnefndu ætti að vera sammála og undirritaður af leiðtoga.

Nomenclature fyrirtækisins er gerð á sameiginlegu formi. Hún sést af yfirmönnum safnsins eða ábyrgðaraðila, undirritaður af yfirmanni öryggisþjónustunnar eða viðurkenndan starfsmanns hans. Nomenclature verður að vera samþykkt af sérfræðinganefnd og síðan samþykkt af forstjóra félagsins. Eftir að þessar aðferðir hafa verið framkvæmdar eru forstöðumenn skipulagsdeilda félagsins útdrættir af viðkomandi hlutum.

Nomenclature fyrir komandi ár er stofnað á síðasta fjórðungi þessa tímabils. Samræmingin er framkvæmd ekki sjaldnar en 1 tími á 5 árum. Þegar uppbygging og virkni fyrirtækisins breytast er nýtt nomenclature stofnað.

Málsmeðferð við gerð mála

Myndun er átt við flokkun lokið aðgerða í samræmi við nomenclature. Skjalasafn stjórnun stofnunarinnar felur í sér kerfisbundna upplýsingaefni í samræmi við heiti möppanna. Flokkun tvöfaldar og gróft eintaka er ekki leyfilegt. Undantekningin er sérstaklega dýrmætur flytjenda. Það er bannað að setja pappírinn aftur á möppurnar.

Skjalasafn stjórnun fer fram með miðlægu starfi með efni af upplýsingaþjónustu þjónustu, og í tilfelli af dreifðri vinnu, bæði uppbyggingu einingar og ofangreind deild. Flokkun fer fram undir beinni eftirliti einstaklinga sem bera ábyrgð á varðveislu gagnaflutningsaðila. Ef þörf krefur geta starfsmenn þjóðskrárinnar tekið þátt.

Helstu kröfur

Skjalasafn stjórnun fer fram í samræmi við kröfur staðla aðgerðir. Þegar þú býrð til möppur með upplýsingafyrirtæki er nauðsynlegt að uppfylla eftirfarandi kröfur:

1. Efni fyrir tímabundna og varanlega geymslu eru flokkuð sérstaklega.
2. Eitt eintak af hverri pappír er innifalinn í möppunni.
3. Mappan ætti að innihalda efni í eitt almanaksár. Frá þessu lyfseðli eru hins vegar undantekningar. Þau eru ma:

• Starfsfólk sem er stofnað á öllu starfsár viðkomandi starfsmanns;
• Efni valfrjálsra mannvirkra og staðbundinna þókna undir þeim, staðgengill hópa kerfisbundin á meðan á samkomu sinni stendur;
• Blaðsíður menntastofnana, hannaðar og flokkaðar á skólaárinu;
• Leikræn efni sem einkennir starfsemi tímabilsins;
• Saga sjúkdóma og svo framvegis.

Mappan ætti ekki að vera meira en 250 síður með þykkt sem er ekki meira en 4 cm.

Flokkun regluverkanna

Skrifstofaverkefni vinnuafls felur í sér kerfisbundna ólíkar tegundir upplýsingamiðlara. Þau fela meðal annars í sér stjórnsýslu. Þau eru flokkuð eftir gerð og tímaröð með forritunum:

1. Ákvæði, samþykktir, samþykktar með reglugerðarmönnum, starfa sem viðaukar við þau. Þau eru flokkuð saman. Ef reglur, leiðbeiningar og samþykktir voru samþykktar sem sjálfstæðir gerðir eru þau kerfisbundin í sérstökum tilvikum.
2. Pantanir um hærri mannvirki og ályktanir um framkvæmd þeirra eru flokkuð samkvæmt leiðbeiningum fyrirtækisins.
3. Pantanir sem tengjast starfsfólki eru kerfisbundin í samræmi við geymsluþol. Með miklu magni upplýsingaefnis er ráðlegt að hópa verkin sem tengjast mismunandi þáttum í starfi fyrirtækisins sérstaklega.
4. Pantanir á lykilatriðinu eru kerfisbundin sérstaklega frá athöfnum starfsmanna. Til dæmis er fyrirmæli um stjórnun arkivaskrár meðfylgjandi í einum möppu og eftir skipun yfirmanns ábyrgðar eininga - í öðru.
5. Samþykktir takmörk, skýrslur, áætlanir, titillalisti, áætlanir og svo framvegis. Flokkað sérstaklega frá verkefnum fyrir þá.
6. Staðsetning skjala í persónulegum skrám er gerð í þeirri röð sem þau eru móttekin.
7. Starfsfólk reikninga starfsmanna á laun eru kerfisbundin í aðskildum möppum. Þau eru raðað í stafrófsröð.
8. Kvartanir, tillögur, umsóknir borgaranna sem tengjast starfsemi fyrirtækisins, skjöl um endurskoðun og framkvæmd þeirra eru flokkuð sérstaklega frá einstökum beiðnum um persónuleg mál.
9. Samræmingu á bréfaskipti er venjulega gerð fyrir almanaksár í tímaröð. Svörin eru sett eftir spurningarnar. Ef endurnýjun bréfaskipta um tiltekið efni, byrjað á síðasta ári, eru skjöl innifalin í núverandi tímabili möppu. Þetta gefur til kynna vísitölu málsins í fyrra.

Skráning upplýsinga flytjenda samþykkt til geymslu

Stjórnun skjalavinnslu er kveðið á um fjölda lyfseðla fyrir byggingarbúnað sem vinnur með pappírsviðskiptum. Hönnun flutningsaðila getur verið að hluta eða lokið. Það fer eftir geymsluþol. Full skráning er gerð með tilliti til tímabundinna skjala (meira en 10 ár), varanlegt viðhald, svo og starfsmenn. Það felur í sér:

1. Bindandi / bindiefni.
2. Sheet númerun.
3. Búa til vitnisíðuna.
4. Myndun innri birgða ef þörf krefur.
5. Innsláttur upplýsinga er að finna í forsendum titilsíðunnar. Þeir geta átt við nafn fyrirtækisins, skráningarnúmer möppunnar, síðustu dagsetningar og svo framvegis.

Efni tímabundinnar geymslu, þ.mt þau sem eru undir 10 ára aldri, eru að hluta til framkvæmdar. Svo er heimilt að skipuleggja verðbréfin í möppunni, ekki númera blöðin, ekki gera staðfestingar áletranirnar.

Blæbrigði

Skrifstofaverkefni er eins konar starfsemi þar sem sérfræðingar veita ekki aðeins öryggi upplýsingamiðlara, heldur einnig tækifæri til að vinna með þeim þegar slíkt er nauðsynlegt. Í þessu skyni eru gerðirnar sem skipa möppunum lögð inn á fjórar punkta í pappahlífinni. Þeir geta einnig verið samofin með möguleika á að lesa texta, ályktanir, dagsetningar, vegabréfsáritanir í öllum pappírum.

Við undirbúning fyrir hóp eru allar festingar úr málmi fjarlægð. Efni sem ætluð eru til varanlegrar geymslu og samanstanda af sérstaklega mikilvægum eða óopinberum verkum er að finna í lokuðum möppum með þremur lokum með ól eða í sérstökum kassa.

Ef um er að ræða óinnheimtar persónulegar skjöl (vinnubækur, vottorð, herflugvélar osfrv.) Er um að ræða þau í sérstakri umslagi og lögð inn á það til annarra efnisins. Í lok möppanna ætti að vera hreint vitnisburður. Í upphafi möppunnar er tómur fyrir innri skrána saumaður. Til að tryggja öryggi og röð blaðsins er hvert blað númerað með arabískum tölustöfum. Þessi regla gildir ekki um síðu-vestur og eyðublöð fyrir birgða. Númerið er sett með einföldum blýanti í hægra horninu efst.

Vitnisburður

Það er samið í samræmi við fasta málsmeðferð. Það er tilgreint í orðum og númerum:

1. Fjöldi blöð með númerun.
2. Fjöldi síðna í innri skrá.

Nafngildislýsing er einnig tilgreind í vitneskju. Sérstaklega er framboð á bréfavísitölum, sleppt kóða, blaðsíðutölum með límdu ljósmyndunarefni, stórsniðnum síðum osfrv. Ákvörðuð. Í samlagning, lakið gefur til kynna að skráningarbæklingarnar séu í möppunni ef þau voru ekki merkt í aðalnúmerinu. Vitnisblöðin er heimsótt af upphafsmanni. Tilkynna skal síðari breytingar á ástandinu og samsetningu möppunnar með vísan til viðeigandi gerða. Ekki er heimilt að taka vitneskju á forsíðu möppunnar eða nettóveltu síðunnar í síðasta skjalinu í henni.

Innri skrá

Það er búið til fyrir geymslu og bókhald upplýsinga efni tímabundið (meira en 10 ár) og varanlegt efni. Innri skráin er einnig gerð fyrir tilvikum sem eru búnar til eftir tegundum skjala þar sem fyrirsagnir birta ekki innihald þeirra. Eyðublaðið ætti að innihalda gögn um reglulega fjölda aðgerða í möppunni, vísitölum, fyrirsögnum, dagsetningar og símanúmerum.

Meðfylgjandi skrá fylgir innri skrá. Það er gefið til kynna í tölum og í orðum fjölda skjala sem eru með í henni, svo og fjölda blöð sem mynda hana. Upphafandinn ber ábyrgð á innri vörunni. Ef möppan er bundin eða bundin án auða, þá er lakið límt innra á framhliðinni.

Breytingar á samsetningu efna í möppunni skulu endurspeglast í "Skýringar" reitnum. Einkum er átt við afturköllun, skipti á pappírum með afritum, skráningu viðbótarskjala í möppunni. Á sama tíma eru tenglar við viðeigandi gerðir festar. Ef þörf er á er hægt að mynda nýja almennar færslu í innri skrárskjalið ásamt því að leggja inn áskrift á möppunni.