Myndun tilfella. Persónuleg skrá starfsmannsins: skjöl, viðmiðunarbréf, geymslutímabil

Myndun Affairs starfsfólk - ferli sem er nauðsynlegur fyrir næstum öll fyrirtæki. Samkvæmt reglum sem settar í Rússlandi, hver vinnuveitandi verður að vera eins konar málsskjölunum á hvern starfsmann. Þetta skjal er hægt að lýsa þrællinn frá atvinnu sinni. Persónulegar skrár finnast ekki bara í vinnunni, en einnig, til dæmis, í Háskólanum. Í öllum tilvikum, þetta skjal er mikilvægt. Það er nauðsynlegt að mynda almennilega. En hvernig á að gera það? Í sumum tilfellum, ekki endilega að halda slíkum gögnum? Hvað er hægt og hvað er ekki hægt að setja í lokuðu máli? Skilja allt þetta er ekki eins erfitt og það virðist.

Ákvörðun persónulegum skrá

Private starfsmaður færslur - er frumleg skjal, sem geymir öll gögn um tiltekið ramma. Það samanstendur af kápa og sérgrein pappíra sem tengjast þræll.

Byrja upp af þessu tagi gögnum frá því um ramma starfi. Og það ætti að fara upp að uppsögn starfsmanns. Næst er að ræða er flutt í skjalasafn fyrir geymslu. Eyðileggja þetta skjal mega ekki vera í nokkurn tíma.

Myndun málefnum - þetta er ekki bindandi ferli. Í sumum tilfellum er hægt að koma í veg fyrir það. En þá að safna upplýsingum um tiltekið þræll verður mjög erfið. Venjulega, þetta ferli fer fram í stórum stofnunum. Það skapaði heilan gagnagrunni þar sem upplýsingar er birtast á hverri þræll.

Nauðsynlegur eða valfrjáls?

Það hefur verið sagt að starfsmenn fyrirtækisins hegðun er ekki nauðsynlegt. En allir sjálfstætt virða félagið hefur þessa tegund af gögnum. Þegar myndun nauðsynlegar skrár og þegar það er ekki?

Löglega aldrei mælt reglur um málið. En í reynd það kemur í ljós að stór fyrirtæki mynda persónuleg málefni undirmanna sinna, og lítið - nr. Það er mælt með því að taka málið til fyrirtækja með háum starfsmannaveltu.

Oft eru stofnanir ekki persónulegar skrár á alla starfsmenn, en aðeins fyrir tiltekna flokka starfsmanna. Oftast eru þeir:

• leiðtogar;
• varaformaður forystu;
• Leiðandi sérfræðinga í félaginu;
• starfsmenn vinna með efnislegum hlutum (td gjaldkera);
• fólk sem hefur tækifæri til vaxtar ferli.

Það er mælt með að vera latur og til að sinna þessu tagi gögnum á öllum undirmanna. Ferlið við myndun starfsfólki málefnum er ekki svo erfitt að muna. Bara ekki öll skjöl sem endurspegla upplýsingar um ramma er hægt að geyma hér. Hvað eru the lögun af the aðferð til að hafa í huga? Jafnvel hirða brot atvinnurekanda getur leitt ekki besta leiðin. Svo þú þarft að vandlega rannsaka verkefni.

geymsla

Það hefur verið sagt að persónuleg málefni undirmanna jafnvel eftir að maður hefur yfirgefið, áfram hjá félaginu. Þeir eru ekki gefin út á hendur, og sett í sérstaka skjalasafni. Það er jafnvel rafræn geymsla upplýsinga um starfsmenn. En á pappír það verður að taka fram.

Það eru nokkrar reglur sem verða að vera í samræmi við yfirmann. Geymsla tilvikum - er næstum aldrei-endir aðferð. Þú getur ekki eyða þessum skjölum í 75 ár eftir uppsögn ramma vinnu.

Það er af þessari ástæðu, mörg fyrirtæki eru að reyna ekki of nennir að safna upplýsingum um ýmis málefni. Aðeins fáeinum fyrirtækjum, það eru fleiri en 75 ára. Oft eru fyrirtæki opnað og lokað, og persónulegum skrám áfram í skjalasafni.

Til að einfalda skrá geymsla fundið ýmsar reglur. Í helstu skjal geymslu stað eftir flokkun í stafrófsröð. Auk þess er mælt með því að búa til skjalasafn frá ári. Þessi aðferð mun einfalda leit að upplýsingum um starfsmenn sem starfa í félaginu á ákveðnum tíma.

Það er annar þáttur í þessu máli. vandamálið er að sumir af persónulegum hlutum eru geymdar varanlega í skjalasafni félagsins. Og þeir eru ekki eytt annaðhvort 10 ára eða eldri 100. samkvæmt þessari reglu haust málsskjölunum leiðtoga stofnunarinnar sem og um er að ræða opinbera starfsmenn. Ekki gleyma undirmanna, sem hafa verðlaun, medalíur og ýmsar titla.

aðgangur

Næst - þetta er spurning um aðgang að rannsókninni skjöl. Oft starfsmenn eru á skrá gögn sem eingöngu er ætluð fyrir vinnuveitanda. Og þeir þurfa ekki að vita megnið af starfsmönnum.

Oft raunin er dulkóðuð, aðgangur að þeim er aðeins á æðstu félagsins, sem og í starfsfólk, sem er mynda. Einfalt þræll er ekki leyft að sjá upplýsingar sem safnað er.

Atvinnurekandi tryggir trúnað starfsmannamálum. Í deila þessu tagi upplýsingum er ekki lögð fram. Þegar eintök af skjölum veitt starfsfólki í dag um uppsögn. Félagið ber ábyrgð á þrælnum um upplýsingar um öryggi boði fyrir persónulegum málefnum.

Þú ættir einnig að muna eitt skipti fyrir öll - að málsskjölin er ekki gefið út víkjandi undir hvaða yfirskini. Starfsmenn mega ekki taka persónulega hagi sem og að krefjast framsals þeirra. Aðeins þegar uppsögn er hægt að óska eftir gögnum frá hér. Vinnuveitandi leggur rammanum aðeins afrit af upplýsingum sem geymdar eru í einkamálum. Annars er ekki nauðsynlegt. Hvorki þjónninn hefur ekki rétt til að afturkalla þessa gögnum þýddar öðru fyrirtæki eða endanlegrar uppsögn úr starfi. Það hefur verið sagt - skrá starfsmenn heldur launagreiðendur í 75 ár. Þessi frestur undir vissum kringumstæðum getur verið aukin.

Nauðsynleg hluti af persónulegum málefnum

Nú er lítið um hvernig það er gert slík gögn. Í raun, reglum myndun víkjandi tilvikum eru ekki lagalega staðfest. Og þetta mál er leyst af stjórn félagsins. Það sjálft ákveður hvaða upplýsingar á að halda og hvernig á að skipuleggja skrá undirmanna. Þetta er helsta vandamálið í öllu myndun ferli.

Hins vegar, burtséð frá vali á reglum, sum gögn í öllum tilvikum verður haldið í persónulegum skrá. Hvaða skjöl eru að finna um slík gögn? Þau eru:

• keppandi snið;
• Umsókn um starf ;
• Pantanir fyrir vinnustöðum;
• stafir störfum (ef einhver er);
• röð uppsögn;
• virkar að gefa vinnu bók (á eftirspurn eða uppsögnum þræll).

Listinn hér að ofan - nauðsynlegur pappír. En með aðrar upplýsingar, there mega vera sumir vandamál. Eftir allt saman, ekki allar þær upplýsingar sem hægt er að gera víkjandi einkamál. Það eru nokkrar takmarkanir í þessum efnum. Á hvaða atriði sem þú ættir að borga eftirtekt til að forðast kvartanir vegna óviðeigandi myndun persónulegum málsskjöl starfsfólks?

bönn

Í staðreynd, ef þú virkilega kafa í allar spurningar um skráningu og myndun persónulegra gagna starfsmanna, er hægt að fá rugla. Svo áður en þú byrjar korkana, til að muna aðeins nokkrar aðgerðir. Nánar tiltekið bönn. Þau eru viðeigandi fyrir öll fyrirtæki, óháð reglum. Ekki:

1. Tímabundin og varanleg skjöl geyma á einum stað. The starfsmenn málsskjölunum skal vera aðskilin stöðum til að vera fær um að setja blöðin sem eingöngu tímabundið eru meðal persónulegum skrá. Einnig er kveðið á um geymslu staðsetningu grunnupplýsingar.
2. "Margfalda" skjöl. Ekki geyma nein skjöl í málefnum starfsmanna með afrit. Í sömu möppu - eitt eintak.
3. Gera of persónulegar upplýsingar. Til dæmis, á trúarskoðanir. Slíkar upplýsingar til vinnuveitanda eru almennt talin óþörf. Því myndun mála er fær um að geyma aðeins gagnlegt að vinnuveitanda gögnum sem endurspeglar gæði vinnu undirmanna.

Og hvaða tiltekna skjöl má finna í þessum skrám? Að í viðbót við ofangreindar útgáfu, í reynd, það er að finna í persónulegum málum? Til að forðast mistök er hægt að fylgja ráðleggingum um söfnun upplýsinga um málsskjölunum starfsmenn.

Miðlun gagna

Samsetning starfsfólks skrá fjölbreytt. Það hefur verið sagt að félagið muni setja reglur þessa skjals. Þess vegna getum við ekki sagt nákvæmlega hvað er geymt í skjalasafni. Skjölin, sem finnast á lögboðnum hætti, eru þegar skráð. En til að koma í veg fyrir mistök, myntsláttumaður eftir ákveðnum lista yfir leyfðar fyrir geymslu pappíra. Hvað ætti að vera á skrá? Ef við útiloka áður taldar eru hlutir áfram (að mestu í formi eintaka):

• afrit af vegabréfi borgara;
• SNILS þræll (afrita);
• INN (ekki upprunalega);
• her ID;
• skjal (s) á menntun;
• myndir (ekki persónuleg, hönnuð fyrir snið);
• lögun frá fyrri vinnustöðum (ef við á);
• starfslýsing fyrir ákveðna vinnu;
• sjálfsævisögu.

Ekki gleyma að einhver ábyrgur atvinnurekandi í því skyni að mæta workflow, svo og fyrir eigin öryggi þitt, er margs konar athafna. Til dæmis, til að neita að undirrita uppsögn röð. Slík skjöl skulu einnig geymd í einkamálum. Niðurstöður mats vinnu og öðrum pöntunum sem hafa áhrif á rekstur ramma - það er samt nokkur atriði leyft að skráningu í málsskjölunum.

Annar mikilvægur liður - er geymsla á svokölluðu birgðum af persónulegum skrá. Skjal sem hægt er að koma mikið af vandræðum til vinnuveitanda. Það ætti að vera skylda í hverju einstöku tilviki. Annars getur þú kenna forystu sem sum blöð eru beitt ólöglega. Inventory starfsfólk skrá - er sérstakt skjal sem birtir öll gögn sem fylgir möppunni. Staðsett á the byrjun af the skrá. Inventory án vinnuveitanda kann að hafa vandamál. Starfsmaður er hægt að vera sakaður um fölsun eða stolið tiltekinna skjala.

Myndun starfsfólk skrá - ferlið er ekki það erfitt, ef almennilega undirbúin. Vinnuveitandinn verður einfaldlega að gera hér allar mikilvægar upplýsingar um starfsemi starfsmanns. En persónulegar upplýsingar um starfsmenn gera bönnuð. Það hefur verið dæmi um trú. Fjölskyldumeðlimir og lögun mynd af þræll gera líf - er líka tabú.

En sumir ná starfsmaður þarf að vera í persónulegum málefnum. Þetta - ekki skylt hluti, en það er ekki ráðlegt að vanrækja hana. Sérstaklega þegar það kemur að mjög hæfileikaríkur starfsfólk. Heimilt að koma á upplýsinga fengið verðlaun, titla, verðlaun, medalíur og prófskírteinum.

Ekki of mikið

Skjölin í persónulegum skrár geta verið mismunandi, þetta er skiljanlegt. Nákvæm skrá er stillt af hverju fyrirtæki á valdi stjórnanda. En algengustu lista verðbréfa hafa verið skráð. Þegar myndun og viðhald á skjölunum ættu að vera meðvitaðir um eitt lítið reglu. Þetta er skylt atriði, brot sem er ekki leyft. Stunda einkamálefnum - ábyrg atvinnu. Það krefst sérstakrar varúðar.

Það er óður í the stærð af persónulegum málefnum. Samkvæmt reglunum er það að segja það þykkt möppu undir inndregna málsskjölunum tiltekins ramma, ætti ekki að vera meiri en 4 cm. Ef rúmmálið er meira en setja mörk, það er betra að byrja nýja fyrirtæki. Og bara einhvern veginn merkja það undir því yfirskini að framhald núverandi gögnum.

Í reynd, mjög sjaldgæft tilfelli, þar sem þykkt nær meira en 4 sm. Því ættir þú bara að muna settum reglum og ekki hafa áhyggjur óður vanefndir hans. Ef grindin er mjög mikið skjöl, sérstakur próf er framkvæmt. Samkvæmt niðurstöðum hennar vinnuveitandi ákveður skiptingu skrá í nokkra hluta.

grunnkröfur

The aðferð fyrir myndun einföldum tilvikum. Það er nóg að ákveða hvers konar skjöl er hægt að geyma hér. Frekar að muna áður gefið mörk. Og þá þegar stofnað fyrirtæki. Fyrsta skrefið er að framleiða nær. Nóg til að kaupa sérstaka möppu sem heitir "Business". Þeir eru yfirleitt geymdar öll skjöl tiltekins ramma.

Næst, á forsíðu (í þessu tilfelli kápa af the mappa) persónulegar upplýsingar er skrifað á rammann. Þ.e. - Nafn Neðst er sett í lögbundið upphafsdagur skjöl. Hvað ætti að vera á skrá?

Í skránni er beitt sem fyrstu síðu. Það er hægt að hunsa, en það er ekki mælt með því. Þessi grein er miklu auðveldara líf og fjarlægir ábyrgð frá vinnuveitanda til að tryggja öryggi sett í skrá af fjölmiðlum - eitthvað sem er ekki skráð í birgðum er ekki geymt í persónulegu skrá.

Eftir það, í möppu sett ýmis skjöl sem eru beintengdar þrælnum. Það var stofnað sem hluti af persónulegum skrá. Það er ráðlegt að setja afrit eða frumrit skjala sem þeir eru að berast - upplýsingar fyrsti umsækjandi er, þá beiðni um vinnu, bréf vinnuveitanda um skipun í þeirri stöðu, og svo framvegis. Það endar málið með röð uppsögn og undirritaður athöfn að fá vinnu bók.

Það er ekki allt. Ferlið við myndun mála - það er tímafrekt, þótt það sé tiltölulega einfalt. Það er annað minniháttar takmörkun, sem er fær um að koma með nokkur óþægindi til vinnuveitanda. Starfsfólk, sem veitir upplýsingar inngöngu almennum skrám af undirmönnum, skal fylgjast með fjölda af blöðum í möppu. Það ætti ekki að vera meira en 250 stykki. Á umfram er sett seinni hluta persónulegum skrá fyrir tiltekið starfsmanns.

tímaritið

Nú skil ég hvernig myndun starfsmanna fyrirtækisins. Í öllu þessu ferli er ekki þar með lokið. Ef fyrirtæki ákveðið að ráðast þessa tegund af gögnum, verður það að hafa sérstaka tímarita persónulegum málefnum. Hvað er það?

Þessi þáttur er listi af öllum tiltækum skrám á starfsmenn. Hér eru birtar tölur stofnanir málefnum, persónulega (persónulegt) gögn undirmönnum, dagsetningu myndun ýmissa "persónulega möppu".

Single þig sýnishorn nr. Atvinnurekandi hefur hvert rétt til að búa til slíka geyma gögn að eigin geðþótta. Á undanförnum árum, mjög algeng form rafrænna tímaritinu. Góð hugmynd fyrir þá sem vilja ekki að gera of mikið pappírsvinnu. The aðalæð hlutur - tímanlega til að fylla inn í viðeigandi reiti tímaritsins. Þá er það mögulegt án vandræða að finna upplýsingar fyrir hvern starfsmann.

niðurstaða

Héðan í frá, það er ljóst hvernig myndun persónulega skrá. Þetta er mjög einföld en flókinn aðferð, aðferð sem er ekki föst með löggjöf Rússlands. Vinnuveitendur setja eigin skjöl sín sem verða geymdar í persónulegum málum. Framsetning upplýsinga er einnig hægt að velja.

Það er mælt með að gilda um einkamálum frumgögnum - aðeins eintök í einu eintaki. Til að skrá starfsmenn hafa að meðhöndla með sérstakri aðgát - leki skráðar upplýsingar í slíkum skjölum er hægt að draga á höfuð vandans. Eftir söfnun víkjandi gögn, sem hefur verið sagt, að vinnuveitandi skuldbindur sig til að tryggja fyllsta trúnaðar upplýsinga. Þessi regla á einnig við tíma vinnu, og á meðan á geymslu skjala eftir skot rekinn. Það er allt. Grunnupplýsingar um grind athugunar að fullu. Einkenni og samsetning aðferð ætti að vera að læra frá hverju fyrirtæki. Sumir ekki reyna að gera það. Gerð Affairs (persónulega) - ekki skylda, en mjög gagnlegt fyrir vinnuveitanda að gera.