Geymslu samninga í skipulagi: regluverk, tímasetning

Geymsla samningar í tengslum við ákveðin vandamál að stríða. Einkum, í sumum tilvikum mjög erfitt að ákveða hvaða tegund rekja til tiltekins gernings, hvernig á að geyma það, við hvaða aðstæður, hvernig á að eyða og svo framvegis. Allir þessir þættir eru stjórnast af lögum, en vegna þess að eitt og hið sama samning í mismunandi aðstæður getur þurft mismunandi tímabil geymslu, oft alls konar vandamál, tvíræðni, og svo framvegis. Skilja allt þetta er nauðsynlegt, þótt það geta vera erfiður. Það ætti að skilja að í tilfelli af non-laga kröfum á sviðum á borð við geymslu samninga í safninu, færslur stjórnun getur ekki einungis að vera árangurslaus, heldur einnig hættulegt hvað varðar mögulega refsingu eða refsingu.

Hvers vegna halda?

Samningurinn skal ávallt vera til staðar ekki aðeins á þeim tíma sem aðgerðir þeirra, en einnig síðar. Þú gætir þurft einhverjar upplýsingar, sem endurspeglast í þeim skjölum, sumir gögn sem krefjast stjórnun, og svo framvegis. Margar deilur, sem yfirleitt felst í því að einn eða önnur hlið á slæmum trú til þess fallin að uppfylla skyldur sínar getur verið beint með því að nota sáttmálann og út af vellinum og formlega dómi. Þú ættir einnig að íhuga þann möguleika að framkvæma úttektir á ákveðnum tímabilum, sem verður til framkvæmda af ríkinu eftirlitsaðila. Þeir geta einnig óskað gögnum um tiltekið tímabil, og ef geymslu samningar stofnunarinnar, hugtakið eyðingu þeirra, og aðrar svipaðar aðgerðir eru framkvæmdar á réttan hátt, getur verið háð mjög alvarlega sektum. Auðvitað, the fyrstur hlutur væri að ásaka forystu, en eftir að ástandið er orðið stöðugt, höfðingi endilega muna hver er að kenna, að hann átti í vandræðum út af bláu. Það er samningur og önnur skjöl skal geyma stranglega tilgreindan tíma. Mörg fyrirtæki almennt kjósa að reglulega auka skjalasafn, og ekki neitt til að eyða í því skyni að koma í veg fyrir hugsanleg vandræði, en að gera mistök og þá hrífa afleiðingar.

löggjöf

Geymslu samninga í skipulagi Law lýsir alveg skýrt, ef þú tekur ekki tillit til þess að það er ekki alltaf hægt að rétt áætla þetta eða að skjali. Almennt samninga beint til sérstakan lögum er ekki, þeir eru tilgreind í almennum lista staðlaðra geymslu skjala (eða stjórnun geymslu skjala), sem myndast í því ferli framkvæmd stofnana, ríkisstofnanir, sveitarfélög og svo framvegis. Báðir valkostir listi, bæði við stjórnendur og með venjulegum skjöl, samþykkt af menntamálaráðuneyti og Mass Communications Rússlands. Því tagi sem tengist opinberra skjala, hefur fjöldi 558 frá 25.08.2010 árs, og önnur tegund - № 1182 frá 31.07.2007 ári. Rannsaka þessi skjöl er mjög mælt með því, en það er best að einangra námsferli fyrir sig nákvæmlega þá pappíra, sem eru notuð í tilteknu stofnun og tengist ákveðnu svæði ábyrgð. Skrár yfir of mikið af upplýsingum til að muna það allt, en ef þú ákveða hvaða gögn á að það tekur og hversu mikið er geymd, líklega, geymslu samningar verður mun einfaldara og auðveldara. Í mörgum tilvikum, allir nota pappír undir 3-4 stig, að læra í smáatriðum, sem er ekki svo erfitt.

mismunandi tegundir

Það notar tvær helstu kerfi samninga aðskilnað fyrir varðveislu þeirra. Svo síst sameiginlegt kerfi er að bindast geymsluþol. Úthluta til skamms tíma, til langs tíma og varanlegri geymslu. Fyrsti valkostur felur í sér samning í allt að 10 ár. Annað - meira en 10 ár. Varanleg er oftast notuð þegar eyðileggja skjalið er ekki hægt á öllum. Þetta kerfi er ekki mjög þægilegt. Geymslu samninga í geymslu sem hugtök eru skilgreind á þennan hátt, oft leiðir til rugl og villur en hjálpar til við að setja skýrsluhald ferli. Vegna þess að sameiginlegt kerfi er að bindast gerð samningsins. Flest fyrirtæki sem þeir koma í þremur afbrigði: upplýsingar, heimila og vinnu. Fyrsti og annar að mestu leyti eru svipuð og þau eru yfirleitt bara haldið í fimm ár. Það er litið svo á að samkvæmt prófílnum átt við alla samninga og öllum skjölum sem tengjast beint meginsviðum starfsemi stofnunarinnar. Í þriðja lagi, tegund ráðningarsamninga, í mörgum tilfellum, er einnig geymt aðeins 5 ára gamall, en í vissum tilfellum, þetta tímabil getur aukið verulega. Til dæmis, ef það er ekki reikningur, þá slíkur samningur yrði til að geyma eins mikið og 75 ára, sem er ekki mjög þægilegt. Í staðreynd, ef þú ert ekki sérlega fara inn í vandamál, getur það verið geðþótta takmarka geymsluþol 5 ár og gleyma óður í the vandamál. En í slíkum aðstæðum líklega missa sumir af þeim þáttum sem geta aukið þann tíma sem geymslu svipaðir samningar sniði ætti að vera nauðsynlegur, og það er þegar hægt að tryggja að sekt eða önnur vandræði, sem reynir að koma í veg fyrir heilbrigð manneskja.

Flytja til geymslu

Málsmeðferð fyrir flutning afhendingu samninga í safninu, þeim skilmálum sem þegar hafa runnið út, geta verið mismunandi eftir því hvaða fyrirtæki. Í sumum tilvikum, starfsmenn einfaldlega binda skjalið við hvert annað og sett í skúmaskoti, sem er talið skjalasafn. En frá öðru fyrirtæki allt ferlið má greinilega lýst í stöðluðu skjölum, mun kynna einstaklinginn sem ber ábyrgð á skrá, eða jafnvel sérstakar reglur flokkunarkerfi fyrir umsóknardag, log og svo framvegis. Báðir valkostir getur verið þægilegt, eftir mörgum þáttum. Til dæmis, fyrsti valkostur er hentugur lítið fyrirtæki með hóflega veltu. Það verða ekki svo margir skjöl, sem þú getur alltaf auðveldlega fundið allar í sama skúmaskoti. En annað, sagði að ástandið er alvarlegt til þess fallin að fyrirtæki, sem reikningur fyrir a mikill fjöldi starfsmanna og einfaldlega verður einhvern veginn ekki drukkna í skjalinu. Almenna reglan, sem er mismunandi samningar geymsla á skipulagi hvers konar eignarhaldi, er tími sendingu til geymslu. Sem reglu, starfsfólk þarf að senda skjöl í tiltekinn tíma, án tillits til þess hvenær þau hlupu reyndar út af tíma skrefum. Og yfirleitt, eins og í geymslu á sér stað í upphafi árs. Það er, jafnvel þótt samningurinn lauk í febrúar, verður samt að bíða þangað til á næsta ári að setja það í geymslu.

eyðileggingu

Eins og getið er hér að framan, bara vegna þess að þú getur ekki eyðileggja samninginn. Fyrst þú þarft að ganga úr skugga um að í raun væri rétti tíminn. Aðeins þá getum við eyðilagt þetta skjal. En þessar aðgerðir geta oft verið hættulegt afleiðingar hennar, sem er ástæða þess að meirihluti starfsmanna kjósa að gera þær eingöngu með forystu á refsiaðgerðum. Það lítur svona út: starfsmaður safnað sýnishorn af öllum skjölum sem þegar út tímabilið eða koma til enda. Geymslu samningar í álverinu, það er æskilegt að vera byggt þannig að þessi Sýnataka ekki tók langan tíma. Þá, miðað við fengin listanum, gerði skýrslu stjórnar, skjalið er undirritað, lögð inn, og aðeins þá, þegar allt þetta er gert, byrjar ferli eyðileggingu beinum samningum og öðrum svipuðum verðbréfum. Geymslu samninga í geymslu reglulega - ekki besta lausnin, sérstaklega þar sem sum fyrirtæki jafnvel tekst að gera það svolítið, að gefa þeim til endurvinnslu og svo framvegis.

DÆMI skráningu og geymsla kerfi

Til að skilja betur alla eiginleika og aðalatriði starfsemi getur leitt til tiltölulega einföld dæmi workflow stofnun skjöl geymslu. Svo, það er starfsmaður, yfirleitt einhver úr bókhaldslegum starfsfólki, sem er ábyrgur fyrir geymslu samninga við verktaka, eða hvaða öðrum svipuðum verðbréfum. Það hefur sérstakan mappa þar sem þeir dvelja þar lögum. Um leið og samningur er lokað, það er færst í aðra möppu. Það mun vera þægilegt að hafa sérstaka skrá á rafrænu formi, þar sem þau eru talin upp í röð, sem gefur til kynna geymslutíma. En fyrst þetta tímabil ætti að vera skilgreind. Það er best að keyra möppu fyrir allar deildir, sem á einn eða annan hátt tengjast samningnum, í því skyni að öðlast betri skilning á kjarna þeirra. Með reynslu þörf fyrir slíka aðgerð mun hverfa. Þá, þegar nákvæmlega ljóst hvað það táknar hver af skjölum stimplað steypu tíma geymslu. Í sumum tilfellum verður það þægilegt að tilgreina samning og að frestur, priplyusovyvaya 5 ár hennar (eða fleiri) til að ákvarða nákvæmlega hvenær pappír er hægt að eytt. Í raun, jafnvel í upphafi skipulag útgáfu málsmeðferð var ekki mjög erfitt, en eftir langvarandi notkun það verður samt að vera meira og meira einfölduð. Þegar geymslu samningar stofnunarinnar, sem er eyðing lífsins hefur þegar verið samþykkt, mun vera stöðluð, allt ferlið mun fara í mínútum. Og svo kom árið þegar þú getur eyðilagt tiltekin skjöl. Þeir eru úr möppunni, tvöfaldur-köflóttur fyrir hugsanlegum villum og ásamt lista yfir þessar greinar, lögð til umsjónarkennara. Hann aftur á móti, ætti aftur að athuga hvort allt eins og tilgreint er í listanum, eins og það mun vera yfirmaður sekur ef vandamál. Ef allt er rétt, yfirmaður undirritaður leyfi til að eyðileggja og það er þar sem allir koma og eigin upplýsingaöflun sína. Einhver rífur bara og kastar. Aðrir nota tætari. Aðrir sitja á ruslinu, brenna og svo framvegis.

Þegar varðveisla hefst

Þetta er mjög mikilvæg spurning, vegna þess að það vekur mikið af mistökum með það. Geymslu samningar á fyrirtæki í Hvíta eða Rússlands í þessu tilfelli, nákvæmlega á sama, og hefst á því augnabliki þegar nýja árið byrjar, þar sem einkum skjal er ekki lengur gild. Til dæmis, það er samningur, sem endaði 15. júlí 2010. Það er nauðsynlegt að halda í 5 ár, en það er ekki hægt að eyðileggja það 15. Júlí 2015, og í byrjun 2016. Það er, að skýrslan fór á 01.01.2011, og ekki frá sjöunda mánuðinum á undan. Venjulega, í því skyni að lágmarka möguleika á villa, er bætt við tíma 1 árs áður skilgreint. Og aðeins eftir að það hefur staðist, eyðilegging hefst.

geymsla Features

Almennt eru sérstakar ráðleggingar um hvernig það ætti að líta út og virka skjalasafn. Fullkomlega, geymslu Ábyrgðartryggingar, greiðslur til verktaka, kjarasamningum og svipuðum slík gögn skal í loftræstum og þurrum stað. Þar að auki eru þessir pappírar sett á hillum (opnum eða lokuðum). Ef þeir tilheyra ströngum eyðublöð eða skjöl merkt "viðskiptaleyndarmál", ætti það að vera til staðar sérstök öryggishólf. Í grundvallaratriðum, enginn er ekki athuga þetta atriði, vegna þess að þetta er tillaga að sjá að mest arðbær fyrirtæki. The botn lína er mjög einfalt: ef þú refsa ekki fyrir geymslu kerfið sjálft, það er vegna skorts á verðbréfunum, sem þurfa að vera oft refsað. Og ef það er flóð eða skjöl verður eytt í annan svipaðan hátt, kenna því að það er aðeins tiltekinn fyrirtæki.

Ábyrgð og flytjendur

Og grunnskóla ábyrgð allt sem fer inn í geymslu samninga skal vera yfirmaður stofnunarinnar. Það var hann sem í návist þeirra vandamála munu vera ábyrgur til ríkisins og að þjást af öllum mögulegum vandamálum. Ennfremur, eftir eftir honum, er það yfirleitt aðalbókari, lögfræðingur og starfsmaður sem er ábyrgur fyrir varðveislu skjala. En venjulega, allir þeir skulu refsað þegar höfuð að því marki að villa framið með þeim. Í raun, af tiltölulega litlum stofnunum fyrir samninga eftirlitskerfi liggur við bókhald deild. Og í þessu deild aðalbókari eða tilnefna eigin spýtur, eða sem almennt atkvæði, ákveðin manneskja í forsvari. Í sumum tilvikum, maður fær lítinn hækkun launa, sem ætti að bæta fyrir frekari rúmmál vinnu, en oftar, síðasta skiptið hunsað, áherslu skortur á fjármunum eða öðrum svipuðum þáttum. Í fleiri einstökum tilfellum ábyrgur fyrir varðveislu skjala almennt, og einkum samninga, virkar lögfræðingur. En það er ekki mjög þægilegt, því þessi manneskja getur aðeins bera ábyrgð á samningnum, og restin af blöðunum sem hann notaði til að vita aðeins yfirborðinu. Þægilegra þegar það er einn maður sem tekur þátt í þessu máli. Það mun vera nákvæmur og ekki fremja Petty viðbjóðslegur galla eins og þetta er hægt að gera aðra starfsmenn.

niðurstaðan

Geymslu samninga í skipulagningu fer fram á grundvelli fullu samræmi við öll ákvæði laganna. Þetta er forsenda, sem getur tekið á öllum vandamálum fyrirtækisins. Í þessu tilviki, litlu blæbrigði, innri reglur, skrár og tengd gögn kunna að vera mismunandi frá fyrirtæki til fyrirtækis. Helstu ábyrgðarmaður er talinn vera stjóri, en hann getur falið þessa stund annar maður. Þetta mun auðvelda vinnu stjórnenda, en ekki fjarlægja það úr djúpum ábyrgð á hugsanlegum villum. Það er starfsmaður sem er treyst til að vinna með geymslu skjala, ætti að vera eins ábyrg og greinilega skilja skyldur sínar í skiptum fyrir alvöru peninga, frekar en munnleg þakklæti, eins og það gerist yfirleitt með vaxandi álag án þess að bætur hennar með viðbótarfé til að borga.