Að skjalasafn herbergi kröfur. Grundvallarreglur samtaka Archives

Afritinu getur verið í formi sérstakri uppbyggingu einingu af stofnun eða vera órjúfanlegur hluti af lífi skrifstofu. Þetta fer eftir magni núverandi skjali.

Hvernig á að skipuleggja það

Búa til skjalasafn hvaða fyrirtæki eða stofnun þarf að setja af sérstökum ráðstöfunum:

1. Þú þarft að velja viðeigandi geymslurými til að geyma skjöl og rétt útbúa það.
2. Gæta skal þess að skapa skilyrði sem uppfylla staðalinn.
3. Það er nauðsynlegt að útbúa það með tæknilegu sjónarmiði - til að kaupa og setja upp nauðsynlegan búnað fyrir skjalasafn.
4. Geymsla er skylt að vera skipulögð aðferð til skipulag geymslu öll nauðsynleg skjöl.
5. Það verður þróuð og samþykkt af regluverki einingarinnar.

Framkvæmd þessara ráðstafana tryggir öryggi gagna geymslu og halda þeim í tilskildu ríki.

Hver er skjalavarsla

Og hvað eru kröfurnar eru fyrir starfsmenn sem munu taka þátt í skipulagningu skjalasafn og frekari geymslu skjala? Þeir geta vera sameina stöður og umráðamaður þeirra, til dæmis, ritara eða gestamóttöku?

Skjalastjóri - sérfræðingur sem verkefni er að skipuleggja geymslu starfsemi. Á öryggi skjala sem honum eru falin, ber hann fulla ábyrgð. verk hans er ekki hægt án þess að leggja sérstaka kennslu eða jafnvel (ef þörf krefur) starfsnám í stofnun ríkisins Archives.

Hlutverk hennar er hægt að flytja til annars starfsmanns sem er í hlutastarfi. Venjulega eru skjalaverðinum ábyrgð úthlutað til einstakra starfsmanna í þeim tilvikum þar sem upphæð inngreiðslu með þeim skjölum sem er nægilega stór. Í stórum stofnunum, mönnun sérstakt staða fyrir þennan tilgang. Í þessu tilfelli, hins vegar, það er yfirleitt samsett starfslýsingar tilgreina þær tegundir vinnu falin skjalaverði, auk réttindi sín og skyldur.

The aðalæð hlutur - aðferð

Tilvikum send til geymslu stofnunarinnar samkvæmt sérstaklega þróað grafík. teikningu hans hefur samið verður um við forstöðumenn hvert deildum, sem mun senda skjöl og samþykkt af skjalaverði. Síðan skjölin í safninu eru ekki aðeins geymdar, heldur einnig stundum notað, ákvarða reglur útgáfu þeirra (ef við á) fram umsóknir í fyrirtæki þínu, eins og heilbrigður eins hagsmunaaðila.

Afhending skjala til að vera haldin í tilteknum bókum skráningu. það eru kröfur, pantanir, virkar á flutning mála til tímabundinnar notkunar þriðja aðila reglna um skráningu ferli (meðal annarra þau geta innihaldið skrifstofu saksóknara og dómstóla). Útgefið skjöl fyrir allt að einn mánuð eigin starfsmanna, og allt að þrjá mánuði - fulltrúar aðila mannvirki.

Grundvallarreglur samtaka Archives

Virkar skjalasafn, auk hvaða skipulagsbreytingar eining á grundvelli sérstakra ákvæða, samþykkt af stjórn. Starfsmenn þess í starfi sínu fylgja eigin starfi sínu lýsingar. Ákvæði samþykktar af fyrirtækinu, settar fram grundvallarreglur skjalasafni (stöðuna á virkni mælikvarði á réttindi og skyldur og samsetningu þarf skjöl). Með því að einfalda verkefni hennar eru:

1. Viðbót skjalasafn skjölum, þar sem samsetning þess er skráð í sérstökum kafla reglugerðarinnar.
2. Halda skrár um efni og halda þeim öruggum.
3. Að þróa til fyrirliggjandi gögnum að finna aðstoð.
4. Gerir þér kleift að nota aðferð sem geymdar eru í safnaefni.

Ef skipulag er skjöl sem kunna að eiga við skjalakerfi sjóðsins Rússlands, þá undirbúa og senda þær til varanlegrar geymslu í geymslu ríki er eitt af ytri vandamálum uppbyggingu einingu.

virkni hennar

skjalasafn virka öðlast markvisst úr verkefnum sínum. Þau helstu eru eftirfarandi:

1. Viðhalda lista yfir eigin upptökum frá yfirtöku, það er, stofnanir eða rekstrareiningum.
2. Taka af þeim á skipulegan hátt skjöl til varðveislu.
3. Taka tillit til efni og tryggja fullkomið öryggi þeirra.
4. Mynda og viðhalda netinu Hjálparkerfi tengjast þeim geymslu skjala.
5. Hegðun upplýsinga þjónusta stjórnun og allar skipulagsbreytingar einingar stofnunarinnar.
6. Skipuleggja málið og notkun á gögnum í samræmi við þarfir einstaklinga og annarra stofnana að íhuga og greina ferli notkun.
7. Undirbúa yfirlýsingar og opinber viðbrögð við borgari beiðnir félagslega og lagalega eðli.
8. Annast starfsemi á athugun á verðmæti skjal, skipuleggja, flutning málsins með tilliti til varanlegrar geymslu í sveitarfélögum eða ríki skjalasafn (í tilfelli þegar skipulag er einn af ofangreindum aðilum um kaup á skjalasafn).
9. Athuga réttmæti myndun og skjalasafn skrá í kaup á heimildum - bæði í eigin uppbyggingu þeirra eininga og aðrar stofnanir.
10. Að skipuleggja vinnu við að halda atvinnurekstri flokkunarkerfið.
11. Veita hagnýta og aðferðafræðilega aðstoð við skráningu á hvers uppbyggingu sjálfstjórnar.
12. Taka þátt í þróun skjalasafna og skjalastjórn.
13. Til að taka þátt í atburðum haldin í þeim tilgangi að þjálfa skjalaverði og starfsmenn í stöður sem tengjast skjalastjórnun.

Hvar á að setja hana

Lítum nú hvað er það við skjalasafn herbergi kröfur. Mikilvægasta af því hvað telst, - að setja það í öllum tilvikum ekki leyft í byggingum gamla byggingar eðli bygginga tré, sem getur verið hrátt, ekki aðeins helstu herbergi, en attics með kjallara, auk byggingum, með eldavél hita.

Ef sama uppbygging í heild er aðlöguð fyrir geymslu skjala pappír, þá er skjalasafn endilega átt einangrað herbergi.

Ef þinn organization í náinni framtíð hyggst koma eigin geymslu þess, hér hefur þú tækifæri til að kynna sér listann yfir kröfur sem verður að teljast í vinnsluferlinu. Svo, hver eru helstu kröfur til geymslu herbergi, sem verkefni - til að fara vandlega og tryggilega geymt öll nauðsynleg gögn?

Listi yfir það sem þarf að vera til staðar

1. Skjalasafn.
2. Í herbergi er hannað fyrir móttöku skjala, tímabundna geymslu og acclimatization.
3. Herbergið sem skjölin verða notuð.
4. Rekstri herbergi (eða herbergi) fyrir starfsmenn.

Þegar pláss er ekki nóg ...

Í þeim tilvikum þar sem skráin herbergi pláss leyfir ekki möguleika á brottnám undir honum skal skipt í svæði aðskilin með skipting nokkur herbergi tileinkað einu rými. Grunn skilyrðið, sem þarf að stranglega fylgt í þessu tilviki - aðskilin hvert frá öðru geymsla staðsetning skjala og vinna með þeim.

Sérstakur herbergi eða sérstaklega smíðuð og aðlöguð sem skjal geymsla bygging notuð sem öryggisafrit, þarf að vera fjarri frá hlutum sem bera áhættu hvað varðar möguleika á eldinn. Sem dæmi má nefna eru bílastæði, verkstæði og bensínstöðvar. Í nálægð við byggingu eða húsnæði skjalasafn mátt ekki vera hlutir sem þjóna sem uppsprettur loftmengunar.

Helst skrár ætti alltaf að vera sett í sérstakt, tilnefnd aðeins fyrir þessari byggingu byggð með öllum nauðsynlegum lögum og reglum. En, því miður, að veruleikinn er kveður kjörum sínum, og í flestum stofnunum, eru skjöl geymd í þegar núverandi aðstöðu, breytt og lagað í þessum tilgangi.

Að réttur til að tala

Kynnast reglur til byggingar og athafnasvæði skjalasafn. Þau eru sem hér segir:

1. krafist er bygging, sem er ætlað að hafa framtíð geymslu til að vísa til fjölda stjórnsýslu. Það er stranglega bannað að setja skjalasafn þar eru veitingar þjónustu, mat vöruhús, verslanir af flokki eldfimum efnum og árásargjarn, auk viðeigandi efni tækni beitt.
2. Útiloka að setja hana í unheated herbergi og þar sem ekki er farið með kröfur um hreinlæti. Á unacceptability af niðurníðslu skjalasafns hússins ofan.
3. Það er sérstaklega mikilvægt til að uppfylla kröfur eldi skjalasafn herbergi. sem öryggi fyrir hugsanlegri eldi - einn af helstu skilyrðum um örugga geymslu á gögnum. Í janúar 2009, Menntamálaráðuneytið Rússlands gefið út röð nr 3 samþykkt ýmsar reglur sem settar eru fram í sérreglum öryggi eld við Rússland stjórnvalda og sveitarfélaga skjalasafni. Þegar tækið á skjalageymslu reglugerðir sem þarf til að vera fram án þess að mistakast.
4. Hönnun byggingarinnar er að tryggja ómögulega á flóðum. Herbergið er nauðsynlegt að hafa neyðarútgang. Í engu tilviki skal fara í gegnum það stofnæð (vatn-fas eða gas).

Er það mögulegt að skrá staðsetningu í kjallara?

Það er ekki mælt með vistun gagna í skjalasöfnum geymslu í kjallara herbergi, efri hæðum eða breytingar sem slíkar háaloftinu rými.

Í neyðartilvikum getur verið undantekningar frá þessari reglu. Þau eru gildar þegar kjallara þurrt og vel hituð, búin með öndunarvél, fær um að veita í klukkutíma eða tvo þrefaldur öndun. Skjalasafn fyrir loft eða háaloftinu er aðeins hægt að því tilskildu að viðeigandi hitastig og rakastig aðstæður.

Mjög mikilvægt skilyrði fyrir húsnæði skjalasafn með tilliti til raflögn tæki. Það er skylt að vera lokað með loftþéttum fals. Snörur flytjanlegur rafbúnaði eru með gúmmí einangrun. Ætti ekki að vera sett inn eða sameiginleg geymsla hæð aflrofar.

Valda ekki dusting og ekki ætandi efni sem byggingarefni að klára geymslu geymsla. slökkvikerfi skal vera búin með hjálp hlutlaus, örugg fyrir skjöl. Það er ekki leyfilegt að nota eld í versluninni, eru hitari eða stað aðskotahlutir.

til að draga saman

Eftir lækkun á völdu svæði í samræmi við öllum ofangreindum kröfum til geymslu herbergi, taka endanlega ákvörðun um hæfi eða óhentugleiki til notkunar. Taka slíka ákvörðun eftir að haka við mögulega hollustuhætti og faraldsfræðilegum stöð og ríkið Fire eftirliti. Afritinu er hægt að setja hvar sem er áætlað aðeins eftir aðgerðina á nákvæmri rannsókn.

Tilgangur hennar - til að skýra eldur herbergi og ákveða viðeigandi stigi, að skoða helstu skipulagsbreytingar endingu, að tryggja styrk skörun milli hæða í útreikningi á hugsanlegri álag (að búnaði fyrir skjalasafn og þyngd geymdu skjöl), framboð og núverandi stöðu loftræstingu og hitakerfi.

Í endurskoðun að ræða sem fulltrúar stofnunarinnar (yfirleitt starfsmenn í framtíðinni skjalasafn), og starfsmenn allra viðeigandi þjónustu - .. Building, eldur, öryggi o.fl. Niðurstöður rannsóknar endurspeglast í undirbúningi lokagerð.