Workflow í fyrirtækinu. Stjórn Program Document og skráningu

Workflow sjálfvirkni er mælikvarði gripið til af nánast öllum nútíma fyrirtæki. Jafnvel lítil fyrirtæki eru að vinna með massa af ýmsum skjölum, þar á meðal bréf, fjárhagsáætlanir, reikninga, samninga og alls konar kröfur. Það er af þessari ástæðu að nánast hvert nútíma skipulag er að reyna að nota þetta mál sem workflow, sem er veitt á kostnað heilleika og varðveislu gagna, vellíðan að finna og geyma ýmsar upplýsingar, og takmarka hagræðingu á þeim tíma sem þarf til samþykktar.

Af hverju að gera það?

Nánast allir starfsmenn félagsins eyða miklum tíma í að reyna að finna réttu upplýsingarnar og tölfræði eloquently segir að það tekur um helming af vinnutíma. Eins og það gerist líka að þú þarft að endurskapa nýju í stað þess að með tilvísun til-nota nein skjöl sem eru til "einhvers staðar". Það er staðall er ástand þar sem frumtextinn á sáttmála er lögfræðingur í tölvunni, og dagbók færslur á verðbréfunum fylgja framkvæmd samninga framkvæmd í bókhaldskerfi, eru víxlar og virkar sem eru í fjármáladeild í pappírsformi og bréfaskipti varðandi framkvæmd samningsins verkið er í rafrænum pósti kassa starfsmenn. Þetta "dreifingu" upplýsinga er afar skaðlegt öryggi, heilleika og samkvæmni, það er í slíkum aðstæðum er raunveruleg workflow sjálfvirkni.

Með tilkomu sérhæfðra upplýsingakerfa leysa ríkjandi meirihluta vandamál. Til dæmis, sum fjárlagaferlisins kerfi veitir getu til að búa til kerfi samtengdra fjárveitingar, eftir myndun og geymslu mismunandi útgáfur af slíkum skjölum, auk vísbendingu um stöðu þeirra. Þannig að vandamálið er að hluta leyst fjárhagsáætlun skjal með notkun slíkra kerfa.

En ekki gleyma því að núverandi fjárveitinga ramma, auk bókhald og ERP-kerfi í yfirgnæfandi meirihluta tilfella vinna með skipulögðum upplýsingum, þ.e. hvers konar gögn sem hægt er að búa til og geymd eru í töflu formi. Samkvæmt flestum sérfræðingum, heildarfjárhæð gögnum hvers nútíma fyrirtæki uppbyggð upplýsingar veitir aðeins 20%, en afgangurinn eru e-póstur, texta skjöl, ýmsar skýrslur um viðræður og fundi, myndir o.fl. Oft, án þess að stunda rannsóknir ómótaðan upplýsingar er einfaldlega ekki hægt að gera venjulegt mat kontektsta, sem er þegar til staðar skipulögð. Geymsla, söfnun og frekari vinnsla slíkra gagna er veitt af notkun slíkra ráðstafana sem workflow, og innihald stjórnun kerfi upplýsingar fyrirtækisins.

Hvað er það?

Með hjálp rafræna skjal stjórnun kerfi veitir stofnunum hvers samskiptum milli starfsmanna stofnunar á grundvelli skjala sem lögð. Aftur 1C skjal kveðið á um stofnun skjala, möguleika á að færa þá um skipulag og viðheldur stjórn á framkvæmd skjölum og ferlum sem lýst er með því að nota þær. Svona, rafræna skjal veitir fyrirtækið mikla fjölda af kostum, þýða verk hennar er í raun nýtt stig.

Hvert einasta skjal í þessari rafrænu kerfi einkennist af allt sett af upplýsingum sem einkenna hana einstaklega (oft nefnt svo sett af kortum). Kortið getur innihaldið ýmsar upplýsingar, þar á meðal tegund skjals, dagsetning myndun og breytingar, höfundur, auk geymsla rúm og margt fleira. Í framtíðinni skjal stjórnun kerfi mun veita geymslu og sókn tilskildum gögnum í samræmi við upplýsingar sem hafa verið tilgreindar eru í kortinu.

tækifæri

Rafræna skjal stjórnun veitir stofnunum með ekki aðeins mikið af kostum, en það opnar líka upp margar nýjar möguleika, sem er einnig mikilvægt.

miðstýrt eftirlit

Óháð því hversu stór er þessi eða þessi fyrirtæki skjalastjórnunarkerfi gerir ráð fyrir örum breytingum í formi skjala blóðrás á það. Til dæmis, til að breyta umsóknareyðublað fyrir einhverju kostnaði hinna ýmsu miðstöðvar ábyrgð bara til að gera ákveðnar breytingar á sniðmáti nóg að kröfu, sem er nú þegar geymdar í kerfinu. Eftir að starfsmenn sem fylla slíka umsókn vilja ekki vera fær um að nota skjöl úrelt form, þar sem umsóknin er fyllt og sent í gegnum kerfið.

Fylgiskjala líftíma

Sérhver skjal sem verður að gefa upp og unnin í hvaða fyrirtæki, endilega fer í gegnum nokkur stig sett. Til dæmis, þegar það kemur að því að sameiginlegur fjárhagsáætlun, það er fyrst nauðsynlegt að gera, og þá samþykkja og framkvæma á tilteknum tímum. Eftir það, ýmis raunveruleg og fyrirhuguð afköst fjárhagsáætlun fyrirvara um ítarlega greiningu og send til geymslu. Í 1C skjal veitir þétt stjórn á líftíma skjala, að teknu tilliti til helstu kröfur sameiginlegur umhverfi, sem og ýmsar lagalegar reglur og staðla um starfsemi félagsins.

teymisvinnu

Rafrænt skjal stjórnun kerfi veitir miklu meira en bara skipulag sameiginlegra vinnu skjöl, og viðstaddir verða sérfræðingar sem eru í mismunandi skrifstofum eða jafnvel í mismunandi borgum.

Kerfið geymir nægilega fjölda útgáfur af sama skjalinu, til viðbótar við bein og breytingar, þeir geta annotate gögn, það er, bæta við þá nokkrar athugasemdir og skýringar, án þess að hafa áhrif á grunnupplýsingar, sem hann verður að bera.

trúnað

Frekar mikilvægur eiginleiki slíkra kerfa er að í sama skjalinu 1C getur gerst áskrifandi í gegnum sérstaka stafræna undirskrift og síðan dulkóðun. Þetta gerir það mögulegt ekki einungis að staðfesta áreiðanleika öllum upplýsingum, en einnig einstaklega greind við höfund, auk þess að ná árangursríkasta öryggi til að geyma ýmsar upplýsingar, ef þörf krefur.

venja

Ef rafræna skjal stjórnun kerfi er ekki til staðar, þá í því tilfelli starfsmaður sem tekur þátt í stofnun tiltekinna verðbréfa, þarf endilega að skilja hver er best að flytja þessi bréf. Rafræna skjal stjórnun í fyrirtækinu til sjálfkrafa flytja gögn rétta manninn.

Af sjálfu sér, að venja er ókeypis og stífur. Free gefur möguleika á því að senda skjöl alveg hvaða viðtakendur sem við á, á meðan stíft veitir nákvæmar reglur, en í sérstökum tilfellum sem aðgerð af pre-setja í embætti á reglum kerfisins umferð skjöl geta verið smá hlé (td ef þú þarft að senda drög skjal til skoðunar að sumir utanaðkomandi sérfræðinga).

aðgangsstýring

Það eru nokkrir möguleikar um hvernig á að greina á milli mismunandi heimildir starfsmanna félagsins varðar skjöl stjórnun. Þannig háþróaður workflow gerir maður til að gefa fulla stjórn á gögnum takmarka getu til að breyta eða jafnvel leyfa aðeins skoða eða setja inn athugasemdir neinar skrár. Þetta einfaldar mjög vinnu með mismunandi gögnum, og það er mikilvægt - það verður mun öruggara.

sameining

Til að tryggja hámarks gögn séu, sem er dregin í tilteknu fyrirtæki, rafræna skjal stjórnun í fyrirtækinu er kveðið á um samþættingu uppsett kerfi með öðrum - fjármála, iðnaðar, greiningu, o.fl. Með slíkri samþættingu lögun nútíma workflow kerfi oft nóg gerði notkun sem einskonar tengiliður milli margra tegunda hugbúnaðar.

Skjöl allra kerfa, er rökrétt tengist þessum upplýsingum, sem heitir samhengi. Það er hægt að fela innihald pappír eða e-póstur, fax, greiðslu skjöl, skrár yfir starfsemi, myndskeið eða hljóðupptökur, og jafnvel mikið af öðrum upplýsingum. Samhengi skjalinu má bæta handvirkt eða að fullu sjálfvirkan the aðferð, eftir óskum og þörfum stjórnenda.

Til dæmis, nútíma kerfi sjálfvirkni workflow í ferli myndun og síðari breytingar á fjárlögum er hægt að nota fjölda annarra upplýsingum um samhengi:

• allar tegundir af markaðsrannsóknir, þar á meðal ekki aðeins eigin spýtur en einnig þeir sem voru fengnar frá utanaðkomandi aðilum;
• Ýmsar samningar við hliðstæða (kaupendur eða seljendur);
• Sérstök lagaleg og tilvísun skjöl;
• frekari gögn, sem endurspeglar í sjálfu sér engar takmarkanir eða forsendur (sem dæmi, verðbólga, gengi og öðrum gögnum);
• Fundargerðir, haldin til að ræða hvaða útgáfu er fjárhagsáætlun, og fela í sér alls konar starfsmenn athugasemdir og athugasemdir þátttakenda í ferlinu (oft slík gögn er sendur meðal allra starfsmanna um e-mail og geymt aðskilið frá a fjárlaga upplýsingar skrár).

Notandi sem er að vinna með fjárhagsáætlun, á hverjum tíma, ef nauðsyn krefur, er hægt að skoða eitthvað af ofangreindum skjölum, sem nútíma workflow tækni gerir honum kleift að gera þetta án langa leit.

Hvaða kerfi eru notuð við okkur?

Einn af vinsælustu hugbúnaðarlausnir sem hægt er að finna í rússnesku fyrirtæki má kallast samsetning af Microsoft Outlook tólum með Microsoft Exchange Server. Fyrsti umsókn, í raun, setja á nánast hvert tölva, en Exchange Server er oft tekið í notkun eins og a fullur-viðvaningur E-póstur framreiðslumaður. Þrátt fyrir þá staðreynd að fyrirtæki sem nú þegar nokkur tími síðan var kynning á rafrænu skjali haldin slíkar áætlanir eru aðeins notuð sem vettvangur fyrir e-mail, eftir nokkur miðlæg stilling jafnvel þetta hugbúnaður geta vera notaður eins og a mjög hagnýtur sjálfvirkni workflow fyrir næstum öllum stofnunum .

Á því augnabliki, Rússneska markaður er fyllt með heilmikið af mismunandi kerfum, en með henni skjal stjórnun sjálfvirkni, og líkur hugbúnaður býður ekki aðeins Western, heldur einnig innanlands hönnuði. Jafnvel Microsoft, auk ofangreindra áætlana, býður jafnvel utilities svo sem Content Management Server eða SharePoint Portal Server.

Öflugasta meðal allra núverandi kerfi er talinn vera Documentum, en aðallega stór fyrirtæki nota þessa sjálfvirkni ferli. Workflow sumra fyrirtækja á kostnað sjálfvirkum hugbúnaði Lotus Notes pakki, en margir kalla það eins konar "hönnuður fyrir forritara", eins og að setja upp á grundvelli heill kerfi er alveg erfitt.

Hver er munurinn á rússneskum og vestrænum kerfi?

Ef við tölum um the aðalæð mismunur milli innlendra og erlendra tólum, eru þau í boði í stigstærð getu. Til dæmis, ef kerfið vestrænna verktaki getur starfað í nánast öllum stýrikerfum, það var aðallega innanlands þróað bara fyrir einhverri af þeim, og að sjálfsögðu, að það er oft Windows. Vestur kerfi eru stillt til að nota Gagnasafnskerfið. Slík Rússneska kerfi þvingun getur alvarlega hindrað möguleika á að byggja kross-pallur, samþætta lausnir.

Varðandi virkni, helsti munurinn liggur í þeirri staðreynd að í Vestur dokumentoproizvodstva sjálfvirkni og workflow framkvæmda nokkur forrit sem hægt er að gefa út undir einni tegund, en takmarki fyrir ýmsum tilgangi. Til dæmis Documentum býður upp á fjölda einstakra vara, sem eru notaðar fyrir fullt sjálfvirkni og samþættingu við ERP-kerfi, stuðning hönnun og verkfræði skjal stjórnun, o.fl. Ríkjandi meirihluti hugbúnaðar þróað í Rússlandi, sem miða að því að leysa tiltekin vandamál.

Einnig vert er að Meginmunurinn liggur í nálgun beggja aðila að það er workflow sjálfvirkni kerfi. Vestur kerfi er ætlað að veita heill sjálfvirkni og eftirfylgni stuðning í gegnum ýmsum ferlum fyrirtækja innan stofnunarinnar, en yfirgnæfandi meirihluti innlendra áætlana til að gera sjálfvirkan ákveðnar aðgerðir eingöngu.

Kostnaður við Vestur kerfi um á bilinu $ 400 til $ 1000 fyrir hvert starf, ekki að telja kostnað við framkvæmd, vélbúnaður og hugbúnaður sem þarf til að tryggja eðlilega rafræna skjal. Oft sjálf-kynning kostar um hálfa venjulega kostnað leyfi, eins og flestir af the program fyrir sjálfvirkni workflow framkvæmda ýmsum kynningar, en í sumum tilvikum er verð á stærðargráðu hærri. Eitt af því sem erfiðast er alltaf verkefni sjálfvirkni af fjárhagslegum gögnum sem framkvæmd slíkra verkefna kosta um 2-3 sinnum hærri en kostnaður við leyfum.

Innlendar hugbúnaður seld á $ 200-600 á sæti, og auk þess að taka mið af kostnaði við fleiri forrit og ýmsum búnaði. Að lokum, við útreikning á samanburðar gildi er framkvæmt á mjög svipaðan hátt og í Vestur-kerfi.

Features

Í yfirgnæfandi meirihluta tilvika í forgang átt sjálfvirkni eru ferlin sem tengjast samhæfingu skjala, til dæmis, the aðferð af fyrstu gerð og frekari framkvæmd fjárveitingar. Hins vegar eru mörg lið nú með skrifstofu sjálfvirkni og workflow, það er, með skráningu verklagsreglur komandi og á útleið skjöl.

Kynning á rafræna kerfið er ekki í grundvallaratriðum frábrugðið tilkomu annarra sjálfvirkum kerfum, því það er nauðsynlegt að búa á sérkennum þessu verkefni.

Sköpun framtak flokks geymslu

Inngangur skjal sjálfvirkni í öllum tilvikum, er kveðið á um ákveðna fyrirtækja geymslustað þar sem að geyma öll skjöl. Rökrétt uppbygging geymslu, þróun og frekari framkvæmd stefnu í öryggismálum, svo og skjal geymsla stigveldi krefst hámarks nákvæmni og hafa til að fara fram á frumstigi verkefnisins.

Það ætti að hafa í huga að geymslu virka er hægt að dreifa í upphafi hönnunar, svo á frumstigi er hægt að gera til að færa öll skjölin úr núverandi stöðum geymslu í eitt sameiginlegur geymsla. Þess vegna geta notendur kynna sér eitthvað af helstu aðgerðir kerfisins, og samtímis læra og notkun hennar. Flýttu aðlögun starfsmanna að innleiða kerfi geta verið með því að nota þjónustu virka eins og áminningar um breytingar á gögnum, útliti nýrra skjala, osfrv

Þannig workflow þarf fyrir hvaða nútíma fyrirtæki sem leitast við að þróa og bæta starfsemi sína.