Skjal stjórnun - það er mikilvægur hlekkur í starfi

Undir skjalinu til að skilja reglurnar sem undirritað fyrirfram lausnir innan fyrirtækis eða stofnunar frá því augnabliki sem þeir koma í geymslu geymslu. Grundvelli þessa hugmynd er að framleiða skjalið, umfjöllun sína um flutning framkvæmdastjóri stofnana, annast ráðstafanir um framkvæmd, vottun, skráning, senda þá til geymslu.

Þetta ferli, sem tekur tillit för tillit skjal dæmis með hraða hreyfingu í þessum tilvikum. Skjalastjórnun - ferli sem verður að vera jafnvægi með þeim upplýsingum starfsemi í stjórn búnaðarins, gögn um einstakar lausnir, geyma nýlega komin skjöl.

A gríðarstór tala af göllum í stjórnun margra tækja tengd bara með lélega skipulagningu hreyfingu skjala. Til dæmis skjal dreifingu ferli stjórnun lausn ætti að fela þremur krafist þætti:

• upplýsinga stuðning við ákvarðanatöku (þetta nær áreiðanlegar upplýsingar staðfestir réttmæti ákvörðunarinnar);
• skráða sögu um lausnum (opinbert skjal);
• stjórn á framkvæmd (sem felur í sér skipulag fyrirhugaðra verka, aðferðir við að framkvæma verkefni, að farið sé að skilmálum og skilyrðum).

Eins og sjá má af dæminu hér að ofan, að skjalið - er safn upplýsinga, byggt á sem ákvörðun verður gefin út stöðuna; Tilreiðsla lausna, þ.mt klippingu, samhæfingu undirbúningi allt að samþykki. Öll þessi skref þarf hreyfingu skjal, ekki aðeins á milli byggingar- skiptingu fyrirtækisins, heldur einnig milli flytjenda, allt frá tæknimönnum, sérfræðingum, klára með leiðtogum. Niðurstaðan úr þessu dæmi er að meiri hraði hreyfingu skjal, því meiri gæði framkvæmd hennar á hverju stigi, því betra sem fyrirtækið stjórnun ferli í heild.

Hugtakið sjálft birtist í bókmenntum í ár 1920. Þá var talið að skjalið - er skipulag vinnu, sem ætlað er að skynsemi skipulag ríkisins tæki í heild, dreifingu ábyrgðar milli hinna ýmsu flytjendur og þjónustu. Árið 1931, fyrsta tilraun til að hafa stjórn á samræmdu var stjórn Technology Institute meginreglur skjalastjórn. Voru sett fram reglur þar sem verður gert í móttöku og afhendingu skjala, reglur framfylgt, ákvæði er undirritaður. Næstu stigum þróunar efnahagslífsins fékk löggjafarvald reglugerð sem heitir skjalastjórnun, þar sem áhersla var á einstökum tæknilegum rekstri. workflow hugbúnaður þessi lög var ekki getið, en í raun það kom niður bara í tíma fyrir skipulagningu hreyfingu skjala. Síðan 1974, var það undirritað af helstu skjal sem kveður á um allt ferlið við pappírsvinnu, sem starfar enn í dag.

Þessi athöfn er kallað "Sameinað State Kerfi skrifstofu" (EGSD), stig sem eru hollur til að skipulag för skjala, tæknilegum aðferðum við vinnslu og beitingu reglnanna. Í þessu safni, mótuð það undirstöðu regla: ". Skjal - hraður hreyfing á hljóðfæri á flestum nákvæm hátt, fela í sér lágmarks tíma og vinnu" Aðeins með því að æfa Samþykkt á reglum, getur þú búist við framfarir í lífskjörum fólks, vöxt ríkisins hagkerfinu.

Til að ná þessum markmiðum þarf sviði, aga, bera ábyrgð leiðtoga, fyrir hvern kynning workflow byggð á EGSD, það er spurning um heiður og samvisku.